【英語1か月チャレンジ④】　ビジネスメールの基本をマスター！テンプレート活用術

2025年2月17日2025年3月3日

「英語を話せるようになりたいけど、時間がない…」そんな忙しい会社員や子育て中の方、毎日が慌ただしい社会人の方々でも無理なく英語を話せるようになってほしい！そんな想いでこの記事を書いています。

英語の勉強、1か月だけやってみよう！

今回のシリーズは、

「1か月間だけ頑張る！」

をテーマに、明確なゴール設定と、その実現のために必要なことを細かくロードマップとして紹介しようと思います！

ビジネスメールの基本をマスター！テンプレート活用術

「英語のメール、何から書けばいいか分からない…」
「毎回時間がかかって、結局ググってる…」

そんなお悩みを抱えるビジネスパーソンの皆さん、朗報です！

この記事では、1ヶ月でビジネスメールの基本をマスターし、自信を持って英語でコミュニケーションを取れるようになるための、具体的な学習ロードマップをご紹介します。

この記事を読めば…

ビジネスメールの基本構成が理解できる
状況に応じた適切な表現が使えるようになる
テンプレートを使いこなせるようになる
英語でのメール作成時間が大幅に短縮できる
ビジネスシーンで好印象を与えられる

さあ、1ヶ月後のあなたは、もう英語メールに悩まされることはありません！

なぜビジネスメールは重要なのか？

グローバル化が進む現代において、英語でのビジネスメールは、必要不可欠なスキルです。英語と関係ない仕事をしている、と思っている人でも、意外と必要な時があったりします。

海外との取引を円滑にする: 正確で丁寧なメールは、信頼関係を築き、ビジネスを成功に導きます。
キャリアアップのチャンスを広げる: 英語でのコミュニケーション能力は、昇進や海外赴任のチャンスを広げます。
グローバルな情報収集: 英語のメールを読解し、海外の情報を効率的に収集できます。

英語メールは難しくない！テンプレートを活用しよう

「英語メールは難しそう…」
「ネイティブのような表現はできない…」

そんな心配は無用です！
ビジネスメールは、ある程度型が決まっています。
テンプレートを活用することで、誰でも簡単に、質の高いメールを作成できます。

この記事では、様々なシーンで使えるテンプレートを厳選してご紹介します。

1ヶ月ビジネスメールマスターロードマップ：週ごとのステップ

それでは、具体的な学習内容を週ごとに見ていきましょう。

📅 1週目：ビジネスメールの基本構成と書き出し/結びのフレーズ

目標: ビジネスメールの基本構成を理解し、適切な書き出し/結びのフレーズを使いこなせるようになる。

時間: 1日30分

メニュー:

ビジネスメールの基本構成を理解する:
- 件名 (Subject)
- 宛名 (Salutation)
- 本文 (Body)
- 結び (Closing)
- 署名 (Signature)
書き出し/結びのフレーズを覚える:
- 書き出し:
  - “Dear Mr./Ms. [相手の苗字],” (丁寧な書き出し)
  - “Hello [相手の名前],” (親しい間柄の書き出し)
  - “To whom it may concern,” (担当者が不明な場合の書き出し)
- 結び:
  - “Sincerely,” (丁寧な結び)
  - “Best regards,” (一般的な結び)
  - “Kind regards,” (親しい間柄の結び)
  - “Thank you for your time and consideration.” (時間と配慮に感謝する結び)
例文を参考にする: 英語のビジネスメール例文集を参考に、様々な書き出し/結びのフレーズを学ぶ。

おすすめ教材/アプリ:

ビジネス英語メール書き方: Google検索で例文をチェック
Grammarly: 文法チェックツール

📅 2週目：依頼、提案、お礼、お詫びメールのテンプレート暗記

目標: 様々な状況に対応できるテンプレートを暗記し、活用できるようになる。

時間: 1日30分

メニュー:

テンプレートを暗記する: 以下のテンプレートを暗記する。
- 依頼メール:Subject: Request for Information about [件名] Dear Mr./Ms. [相手の苗字], I hope this email finds you well. I am writing to request some information about [件名]. I would be grateful if you could provide me with [具体的な依頼内容]. Thank you for your time and assistance. Sincerely, [あなたの名前]
- 提案メール:Subject: Proposal for [件名] Dear Mr./Ms. [相手の苗字], I hope this email finds you well. I am writing to propose [提案内容]. I believe that this proposal will benefit your company by [メリット]. I have attached a detailed proposal for your review. Thank you for your time and consideration. Best regards, [あなたの名前]
- お礼メール:Subject: Thank You for Your Assistance Dear Mr./Ms. [相手の苗字], I hope this email finds you well. I am writing to express my sincere gratitude for your assistance with [件名]. Your help was invaluable. Thank you again for your time and support. Kind regards, [あなたの名前]
- お詫びメール:Subject: Apology for [件名] Dear Mr./Ms. [相手の苗字], I am writing to sincerely apologize for [件名]. I understand that this has caused inconvenience, and I take full responsibility for my actions. I assure you that this will not happen again. I appreciate your understanding. Sincerely, [あなたの名前]
テンプレートを書き写す: テンプレートをノートに書き写し、構造を理解する。
声に出して読む: テンプレートを声に出して読み、リズムを覚える。

おすすめ教材/アプリ:

ビジネス英語メール例文集: 書籍やウェブサイトで例文を収集する。

📅 3週目：テンプレートをカスタマイズする練習、語彙力アップ

目標: テンプレートを状況に合わせてカスタマイズし、適切な語彙を使えるようになる。

時間: 1日30分～45分

メニュー:

テンプレートをカスタマイズする:
- 依頼内容、提案内容、感謝の言葉、お詫びの言葉などを、具体的な内容に書き換える。
- 相手との関係性や状況に合わせて、丁寧さのレベルを調整する。
語彙力をアップする:
- ビジネス英語の単語帳やフレーズ集を活用する。
- メール作成中に分からない単語が出てきたら、すぐに調べる。
- 調べた単語やフレーズをノートにまとめ、復習する。
類語辞典を活用する:
- 同じ意味でも、ニュアンスが異なる単語を使い分けることで、表現力を高める。

おすすめ教材/アプリ:

ビジネス英語単語帳/フレーズ集: Kindle版がおすすめ
英辞郎 on the WEB: オンライン辞書

📅 4週目：実際のビジネスシーンを想定したメール作成練習

目標: 実際のビジネスシーンを想定したメールを作成し、実践力を高める。

時間: 1日30分～45分

メニュー:

ビジネスシーンを想定する:
- 取引先への問い合わせ
- 上司への報告
- 同僚への依頼
- 顧客へのクレーム対応
想定したシーンに合わせてメールを作成する:
- テンプレートを参考に、カスタマイズしてメールを作成する。
- 文法チェックツールを使って、ミスがないか確認する。
ネイティブに添削してもらう:
- オンライン英会話サービスやLang-8などを利用して、ネイティブに添削してもらう。
- 添削結果を参考に、メールを修正する。
作成したメールを声に出して読む:
- 読みやすい自然な英語かどうか、確認する。